Che cos’è la car policy aziendale?
Per ottimizzare l’efficienza della flotta aziendale e per ridurre i costi che genera, il fleet manager ha bisogno di aiutarsi da una procedura ben precisa sull’utilizzo e sulla gestione dei mezzi aziendali. Questa procedura viene denominata all’interno del settore – car policy aziendale o corporate car policy– e non è altro che un regolamento per l’utilizzo delle auto aziendali.
La car policy aziendale è importante in quanto imposta da subito il modo in cui ogni utilizzatore della flotte aziendale debba comportarsi durante il lavoro.
La redazione della car policy può essere gestita internamente o può essere affidata a un fleet manager esterno.
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Tu come responsabile della flotta aziendale hai creato una car policy per il tuo staff?
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Aspetti fondamentali per una car policy efficace
I valori aziendali sono le fondamenta da cui dipende l’efficacia della car policy aziendale, che andrà a rispecchiare i principi e la filosofia dell’azienda. Di conseguenza, il primo passo nella costruzione della corporate car policy è tornare alle radici e ai valori che hanno fatto crescere la società, personalizzando questo set di regole secondo gli obiettivi propri.
Fatto ciò, ci sono ulteriori 5 aspetti da tenere a mente nella stesura della car policy aziendale:
⦁ Gli obiettivi aziendali
⦁ Il budget e le direttive per la gestione del parco auto
⦁ Chi guida i veicoli
⦁ L’organigramma
⦁ La sicurezza della flotta
Vediamoli uno a uno.
1. Gli obiettivi aziendali
Risparmiare sul carburante, ottimizzando i costi?
Se il tuo obiettivo è di risparmiare sul carburante, devi indirizzarti verso quei mezzi che consumano poco valutando però le soddisfazioni in termini di efficienza. Compara le possibili scelte in materia di motorizzazioni con le effettive esigenze di utilizzo e di percorrenza in modo tale da ridurre anche il TCO.
Assicurati inoltre di avere gli strumenti giusti per misurare i consumi della tua flotta aziendale. Solo misurando l’andamento della tua attività e l’utilizzo delle risorse avrai modo di sapere se stai risparmiando o se ci sono dei consumi inutili dovuti a percorsi non ottimizzati o ad uno stile di guida non corretto. E nonostante la tua flotta sia composta da veicoli con motore a combustione, valuta quanto l’utilizzo dei tuoi mezzi aziendali possa essere sostenibile e amichevole con l’ambiente. Forse potresti considerare il car sharing o il car pooling? E’ sempre una modalità di risparmio carburante, in più è anche sostenibile.
Risparmiare sulle emissioni e investire in una flotta green?
Se invece la tua società è interessata a lasciare un’impronta minore di Co2, essenziale per il futuro del pianeta, sappi che dovrai preparare un budget maggiore da dedicare alla tua flotta. Questo argomento è ancora molto fresco e molti fleet manager fanno come pensano sia meglio per la tipologia della loro attività. Le normative e le infrastrutture per ora non sono allineate ad uno standard comune però ci sono tanti responsabili di flotte coraggiosi, che vogliono aderire al cambiamento e si organizzano in tal modo.
Alcuni aspetti da considerare:
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Analizza se conviene di più una flotta di macchine ibride o completamente elettriche, prendendo in considerazione le lunghezze dei percorsi che i tuoi autisti dovranno effettuare;
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Presta attenziona alle modalità di ricarica nel caso delle macchine elettriche e plug-in hybrid e valuta se installare colonnine di ricarica all’interno dell’azienda e/o a casa dei dipendenti;
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Controlla le prese dei caricatori delle macchine che acquisti e cerca di ottimizzare anche l’utilizzo degli accessori (es: se la tua flotta è formata da mezzi uguali i cavi di ricarica e le stazioni di ricarica saranno più universali e si potranno interscambiare).
Investire nell’immagine aziendale tramite la flotta di veicoli?
Ci tieni all’immagine aziendale? Vuoi che i tuoi mezzi siano riconosciuti su strada come simbolo della società che rappresenti? Se la risposta è positiva, non ti rimane che stilare delle regole di acquisto dei mezzi, le loro caratteristiche e la loro personalizzazione.
Devono essere mezzi della stessa marca? Veicoli con caratteristiche uguali? O devono solo mantenere lo stesso colore? La flotta deve rispecchiare l’estetica e il valore del vostro marchio? Fai una riunione con i colleghi che ti possono aiutare a rispondere a queste domande.
Ulteriormente, affidati alle aziende grafiche per creare il logo aziendale che debba comparire sui mezzi e con l’aiuto delle officine specializzate incollalo sui veicoli aziendali.
2. Budget e direttive per la gestione del parco auto
Nel caso di aumento o riduzione parco aziendale, un set di regole prestabilite sarà la tua ancora di salvezza. Spesso la decisione di acquistare un nuovo veicolo deve essere fatta in fretta per coprire al più presto le necessità; la stessa cosa vale quando bisogna ritirare uno o più mezzi della flotta: un processo tempestivo andrà a ridurre i costi.
Insieme al budget in questa fase dovrai decidere anche la griglia di auto. Il fleet manager ha modo di decidere se la sua car policy aziendale sarà:
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Chiusa: metti a disposizione una lista specifica e limitata di marche e modelli che i tuoi driver possono scegliere;
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Aperta: offri un limite di budget ma il veicolo può essere scelto apertamente dall’autista;
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Car pooling o car sharing: c’è sempre la modalità di far usare la stessa macchina a più autisti, sia in contemporanea che a turno sulla base di una prenotazione.
In realtà in questo capitolo sarebbero molti altri aspetti da approfondire, come ad esempio:
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La tua flotta varia in base alla fascia di assegnazione – amministratori, dirigenti, forza vendita, operatori?
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In azienda vuoi applicare il fringe benefit? O i tuoi mezzi saranno strumenti di lavoro?
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Per il fringe benefit cosa scegli – la macchina o il rimborso del carburante?
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Preferisci il leasing o l’acquisto, la rottamazione e la vendita delle auto aziendali usate?
3. Chi guida i veicoli?
In questa sezione devi decidere chi è autorizzato all’utilizzo dei veicoli, a quali veicoli e chi invece ha l’auto aziendale assegnata. Allo stesso tempo devi chiarire se le auto assegnate possono essere usate anche durante gli orari non lavorativi e se esiste un limite di kilometraggio mensile.
Un altro fattore che influisce sul risparmio del carburante e indirettamente il TCO è il modo in cui vengono guidati i veicoli. Analizzando lo stile di guida dei tuoi conducenti potrai capire su quali mezzi intervenire. Per incentivare i tuoi driver verso un comportamento corretto usa un’ app per monitorare lo stile di guida. Le app di questo tipo generano punteggi per i driver più virtuosi e stimolano gli altri ad essere più attenti nella guida.
Quindi, assicurati di considerare nella car policy aziendale come gestire il comportamento dei driver e lo stile di guida, che sia nel rispetto del codice della strada e al codice civile e che ti aiuti a risparmiare, mantenendo la sicurezza.
4. Organizzare l’organigramma – Chi decide cosa?
All’interno di una car policy non deve mancare la sezione dedicata ai ruoli aziendali.
In questa parte bisogna identificare tutto il responsabile implicato nell’attività della flotta e i ruoli da svolgere. Dai ruoli di top level management, ai ruoli amministrativi ed operativi, nella car policy c’è da indicare chi fa cosa e come lo fa.
E’ fondamentale stabilire:
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Chi è responsabile per la manutenzione dei veicoli aziendali e la loro gestione amministrativa? Decidi di lavorare con un’officina o assumi una persona che possa fare internamente tutte le manutenzioni?
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Chi si occupa della gestione dei sinistri, degli incidenti e delle assicurazioni? chi risponde in caso di un incidente, l’azienda o l’autista?
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Chi decide il budget? Chi prepara la documentazione, etc.
5. La sicurezza della flotta azienda
La car policy deve specificare anche come mantenere la sicurezza della flotta aziendale e cosa succede se tutte queste regole stabilite sopra non vengono rispettate.
Dal punto di vista della sicurezza sul lavoro, pensa a quanto spesso i tuoi dipendenti dovranno fare le visite medicali per verificare l’idoneità all’attività di guida (generali o specifiche: oculistica, psicologica).
Sempre riferito alla sicurezza pensa anche a:
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Le norme su come parcheggiare all’interno della struttura aziendale – ci sono aziende che hanno imposto ai driver di parcheggiare all’interno della struttura aziendale sempre col retro del veicolo, così da essere pronti in caso di evacuazione.
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Cellulare personale al lavoro – si può utilizzare all’interno dell’azienda?
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Si può fumare durante il lavoro? Cosa succede se i tuoi driver fumano all’interno del veicolo?
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Più informazioni ci sono, più trasparenza c’è nei confronti del driver, che riceve la car policy per conoscenza e accettazione.
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Posizione in tempo reale;
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Registrazione attività veicoli;
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Registrazione ore di lavoro / ore di uso privato del veicolo;
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Analisi stile di guida;
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Notifiche mail ed SMS in caso di impatto, veicolo fermo con il motore acceso, velocità eccessiva o uscita/entrata da/in zona predefinita;
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Comunicazione bidirezionale con i conducenti e tanti altri report.
