Al giorno d’oggi siamo abituati a controllare tutto. Non possiamo uscire di casa senza il cellulare o rinunciare a controllarlo non appena svegli al mattino. Secondo uno studio, verifichiamo la mail più di 100 volte al giorno. Vogliamo avere costantemente il controllo dei nostri cari e, se possibile, delle persone o delle cose con cui o per cui lavoriamo.
Spesso però il controllo si rivela fondamentale perché ci aiuta a migliorare i nostri risultati e ad ottimizzare i costi, specialmente se parliamo di una realtà aziendale. Ad esempio, nel nostro campo di lavoro dedicato alla localizzazione delle flotte aziendali, controllare gli spostamenti dei veicoli, l’utilizzo degli automezzi, il loro consumo di carburante, le ore di guida, contribuisce innanzitutto ad una maggiore efficienza nella gestione dell’attività organizzativa ma anche a risultati positivi dal punto di vista economico.
Per chi ha un’azienda che possiede una flotta di veicoli o per i responsabili di una flotta aziendale che ancora non hanno iniziato a localizzare i veicoli aziendali, questo articolo potrebbe essere d’aiuto.
Oggi presentiamo 5 vantaggi del controllo della flotta aziendale.
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Visualizzare la localizzazione dei veicoli in tempo reale
Avere sotto controllo satellitare la flotta aziendale significa sapere in ogni istante dove si trova ciascuno dei propri mezzi (quando necessario), visualizzarne la posizione in tempo reale sulla mappa, conoscere la sua velocità e i suoi percorsi. La localizzazione dei veicoli in tempo reale consente di identificare qual è il veicolo più vicino a un certo indirizzo di interesse, verificare se lo spostamento effettuato è quello corretto, controllare se la velocità con cui viene guidato è nella norma, verificare le zone più trafficate della zona di interesse per poi ottimizzare i percorsi, evitare le multe e a volte anche evitare il furto dei mezzi.
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Gestire le scadenze e ricevere notifiche riguardanti gli eventi di manutenzione
Alcune applicazioni dedicate al controllo satellitare della flotta offrono la possibilità di inserire e tracciare anche i dati che riguardano le scadenze di manutenzione dei veicoli della flotta. Tramite questa funzionalità quindi, è possibile sia inserire i dati gestionali di manutenzione e scadenze delle assicurazioni nel menù di ogni veicolo della flotta, sia impostare le date di scadenza e attivare le notifiche di interesse. Una volta effettuate le corrette impostazioni sull’applicazione di controllo satellitare della flotta, l’utente riceverà, via mail o direttamente sulla piattaforma, le notifiche in tempo utile prima della scadenza. In questo modo avrà a disposizione il tempo necessario per programmare i successivi interventi, che si tratti del cambio dei pneumatici, dell’olio o semplicemente del rinnovo dell’assicurazione.
Questo vantaggio offerto controllo della flotta aziendale si concretizza nella possibilità di avere una panoramica dell’attività eseguita dai veicoli aziendali e della situazione amministrativa dei mezzi. Usando tale funzionalità, l’utente del sistema di localizzazione veicoli aziendali viene notificato durante l’utilizzo della piattaforma, con notevoli vantaggi per il lavoro di ciascun dipendente.
Un sistema di localizzazione per i veicoli aziendali ha un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione del consumo di carburante della flotta. Tramite tale sistema il responsabile della flotta ha il vantaggio di controllare la flotta aziendale a 360 gradi.
Secondo le ricerche del settore, le spese di carburante costituiscono il 55% dei costi sostenuti dalle imprese, mentre nel restante 45% sono comprese tutte le altre spese, come la manutenzione, gli stipendi e le spese eccezionali. Conoscendo meglio la situazione, qualsiasi responsabile di flotta può diminuire le spese in questo campo.
Il controllo satellitare della flotta permette di ridurre il consumo di carburante perché tramite esso vengono ottimizzati i percorsi, vengono ridotti i tempi in cui i veicoli rimangono con il motore acceso, si possono evitare le zone con traffico intenso e si fa regolare manutenzione.
A parte i vantaggi del semplice controllo satellitare della flotta già menzionati, i sistemi di localizzazione per le flotte aziendali offrono svariati metodi per monitorare il consumo del carburante. Tra questi ci sono:
- Il calcolo del consumo normalizzato
- Il calcolo dei consumi dai rifornimenti
- Il sensore per il livello carburante
- Il debimetro digitale
- La lettura diretta del consumo dal CAN del veicolo tramite interfaccia FMS
Vale la pena quindi confrontarsi con un esperto in gestione delle flotte aziendali e verificare quale sia il metodo più efficace per la propria flotta, in base al tipo di veicoli e all’attività aziendale.
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Verificare l’attività storica dei veicoli
Implementare un sistema per la localizzazione dei veicoli aziendali comporta dei vantaggi a lungo termine. Avendo accesso ad una soluzione che raccoglie tutti i dati riguardanti i viaggi e i percorsi eseguiti dai mezzi, archiviandoli per un lungo tempo, il responsabile della flotta aziendale ha modo di verificarli periodicamente per poter efficientare l’attività lavorativa. Inoltre, gli stessi dati possono esser utilizzati per indagare eventuali incidenti o per contrattare le condizioni economiche delle polizze con le compagnie assicurative.
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Dividere la flotta in reparti – sotto flotte e dividere l’attività in Regioni e Punti di Interesse
Un altro vantaggio del controllo della flotta aziendale è quello di poter strutturare la flotta in diverse sotto flotte, coerentemente con la struttura organizzativa/lavorativa presente in azienda.
La flotta può essere divisa in reparti come ad esempio: reparto commerciale, reparto tecnico e reparto amministrativo; in base ai turni lavorativi; al tipo di mezzo; zona geografica; e così via. La divisione consente al sistema di generare dei report in base alle categorie prescelte. Così il responsabile della flotta può scaricare o analizzare separatamente i report dell’attività dei veicoli di ogni reparto.
Un’altra funzionalità che il sistema di localizzazione veicoli aziendali propone è la possibilità di creare o importare dei Punti di Interesse, denominati anche POI, o Regioni di Interesse, ROI. I POI sono degli indirizzi precisi memorizzati sul sistema di controllo satellitare flotte con un nome predefinito, invece le ROI sono aree predefinite come stazioni di servizio, parcheggi, città, paesi, etc.
Tramite l’impostazione dei POI è possibile verificare quante volte un certo veicolo si sia fermato presso un certo indirizzo (cliente) e per quanto tempo si sia trattenuto per una consegna o un ritiro. Tramite le ROI invece c’è la possibilità di generare dei report per visualizzare l’attività che uno o più veicoli hanno eseguito all’interno di una città, un paese o una zona prestabilita dall’utente del sistema di localizzazione veicoli aziendali. Inoltre, il vantaggio del controllo della flotta aziendale tramite la funzionalità ROI è che, impostando una certa regione di interesse, l’utente potrebbe attivare le notifiche ROI per sapere quando il veicolo è uscito ed è rientrato nella zona di interesse.
Nella nostra attività ci siamo confrontati spesso con aziende che, una volta implementato un sistema per il controllo della flotta aziendale, ne hanno tratto diversi vantaggi. Tra questi, abbiamo elencato i 5 più importanti, ma ovviamente parliamo di un’attività complessa di gestione, dove ogni realtà aziendale ha le proprie esigenze e le proprie sfide. Per una flotta, munirsi di un sistema di gestione può rivelarsi estremamente utile per aumentarne l’efficienza, ridurre costi ed evitare sprechi di tempo.
